6 truques para tornar uma reunião mais produtiva

Fonte: Pequenas Empresas e Grandes Negócios

Link: http://revistapegn.globo.com/Noticias/noticia/2014/05/6-truques-para-tornar-uma-reuniao-mais-produtiva.html

Encontros são importantes, mas podem ser um desperdício; saiba como resolver pendências com rapidez

Diferencie objetivos de estratégias; só um deles pode ser "moldado" durante a reunião (Foto: ThinkStock)

As reuniões são essenciais em um ambiente de trabalho. Muitas vezes, os encontros são a única ocasião em que é possível reunir todos os colaboradores. Além disso, vários assuntos precisam ser discutidos e é importante ouvir diferentes opiniões, seja de clientes, sócios ou funcionários.

Mas não dá para negar: tem muita reunião desnecessária. Em alguns casos, isso ocorre pela discussão de assuntos de segunda importância. Em outros, o problema é a falta de eficiência – as coisas até se resolvem, mas o tempo para que isso ocorra é colossal.

A "Fast Company" listou dicas bem simples para quem quer resolver pendências e não desperdiçar tempo. Confira e use na sua próxima reunião:

1) Se não valer a pena, cancele

Para saber se uma reunião é realmente essencial, pergunte a si mesmo: há a necessidade de fazer as pessoas se locomoverem para discutir os assuntos que serão abordados? Os temas da pauta do encontro precisam ser abordados com urgência? Caso a resposta para uma das questões seja "não", a reunião não é necessária. Cancele.

2) Convoque apenas quem tem o que acrescentar

Uma reunião não é uma confraternização de amigos, daquelas em que "quanto mais gente, melhor". Lembre-se de que você cada participante vai deixar de trabalhar durante o encontro. Se for para alguém participar da conferência e não falar nada, o melhor é deixá-lo de fora.

3) Caso necessário, corte

Esta não é a mais educada das dicas, mas é eficaz. Se um dos participantes da reunião estiver se alongando demais na exposição de um problema, interrompa-o e peça para que ele seja mais sucinto. Quando todos são objetivos, as coisas se resolvem em menos tempo e todos podem voltar a seus afazeres.

4) Diferencie estratégias de objetivos

As estratégias são o caminho para atingir um determinado objetivo. É importante deixar isso claro para saber que os objetivos não podem ser mudados em uma reunião, mas os caminhos para chegar até lá são mutáveis – e são as alterações nessa trajetória que devem ser colocadas em pauta.

5) Chegue na reunião com os objetivos estabelecidos

Se você for comandar uma reunião, prepare-se antes. Chegue ao encontro já sabendo o que será abordado e, mais importante ainda, quais são os objetivos da conferência. Quando a reunião começa sem uma pauta estabelecida, fica maior a chance de todos ficarem presos por horas e horas e horas, até os assuntos serem lembrados pouco a pouco.

6) Use os quatro retângulos

Os objetivos são fixos e as estratégias podem ser moldadas no decorrer da união. Para traçar uma estratégia com eficiência, uma ótima dica é, simplesmente, usar papel e caneta. Em uma folha, desenhe quatro retângulos, lado a lado. Escreva, em cada um deles, as palavras "temas", "datas", "consultores" e "grupos".

Abaixo dos retângulos, o líder da reunião pode organizar os objetivos da reunião, além de prazos, fontes úteis para a solução de um problema e que pessoas ficarão encarregadas de cada tarefa